FoX Mailarchiv

Rechts- und revisionssichere Archivierung von E-Mails und Dokumenten bedeutet:

  • Erfüllung rechtlicher Vorgaben und Anforderungen
  • Schutz vor Datenverlust und Manipulation
  • Einfaches Wiederauffinden von E-Mails, Anhängen und geschäftsrelevanten Dokumenten
  • Effiziente Speicherplatzausnutzung und Entlastung der E-Mail-Server
  • Revisionssichere elektronische Aktenführung
  • Eindeutiger Beweiswert von geschäftsrelevanten Dokumenten
  • Einhaltung der Buchführungs- und Aufbewahrungsvorschriften nach Abgabenordnung (AO)
  • Schnelles und einfaches Auffinden des gesuchten Dokuments

Die tägliche Geschäftskommunikation basiert in erheblichem Maße auf E-Mails, die meistens unarchiviert und unsicher auf Mailservern lagern. Angebote, Rechnungen, Verträge liegen häufig ungeschützt in den Mailboxen der Benutzer. Spezifische Informationen – auch nach Jahren – zu finden wird immer schwerer und kostet Zeit.

Unternehmen sind jedoch per Gesetz verpflichtet, E-Mails und geschäftsrelevante Korrespondenz einfach wiederauffindbar und revisionssicher zu archivieren.

Die FoX Mailarchiv löst diese Probleme mit einem einzigen System. Die FoX Mailarchiv wird dabei transparent in Ihre vorhandene Mail-Infrastruktur eingepasst.

Unsere Produktbroschüre mit allen wichtigen Informationen finden Sie hier.

Hier finden Sie ein Rechtsgutachten zum Thema revisionssichere Archivierung.

Notwendigkeit der Mailarchivierung

  • Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen nach GDPdU (Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums für Finanzen: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und § 257 HGB
  • Geschäftsrelevante Korrespondenz muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar für mehr als sechs Jahre aufbewahrt werden
  • Absicherung gegen Verlust von E-Mails und sonstigen digitalen Dokumenten
  • Entlastung des Mailservers
  • Unveränderlichkeit der Daten: Alle E-Mails werden mit einer digitalen Signatur und einem revisionssicheren Zeitstempel versehen

Vorteile der FoX Mailarchiv im Überblick

  • Der gesamte E-Mail-Verkehr (intern, eingehend und ausgehend) wird zentral erfasst und archiviert
  • Versehentlich oder vorsätzlich gelöschte E-Mails können jederzeit einfach wiedergefunden und restauriert werden
  • Sehr einfache Integration in jede bestehende Mail-Infrastruktur
  • Einfache Erweiterbarkeit durch Hinzufügen von Hardwarespeichersystemen
  • Einfache Bedienung und Administration durch intuitives Webinterface erlaubt das komfortable Suchen und Lesen von archivierten E-Mails
  • Integriertes Monitoring und Reporting des Archivierungsprozesses
  • Deduplikation und Kompression: Identische Mails für mehrere Empfänger werden nur einmal gespeichert und dabei (für den Archivnutzer transparent) komprimiert
  • Verschiedene Methoden der Authentifizierung an der Bedienoberfläche, z. B. LDAP, Active Directory, OAUTH
  • Schutz vor Datenverlust: FoX Mailarchiv bewahrt E-Mails 100 % revisionssicher beliebig lange auf
  • Schutz vor Manipulation der Daten: Kein Anwender oder Administrator kann E-Mails unbemerkt verändern oder löschen
  • Vorhandene E-Mail-Bestände können sehr einfach importiert werden, z. B. per PST, EML, Mbox, SMTP, POP3, IMAP
  • E-Mails können vom Benutzer selbst aus dem Archiv per Mausklick restauriert werden
  • Der E-Mail-Bestand kann einfach mittels Volltextsuche oder auch Suche in bestimmten Kopfzeilen (z. B. Absender, Empfänger, Betreff) durchsucht werden
  • Verschiedene Hardware-Varianten oder auch als virtuelles System, geeignet für Unternehmen jeder Größenordnung
  • Basiert auf qualitativ hochwertiger, effizienter und geprüfter Open-Source-Software, deswegen keine versteckten Hintertüren und kein Abhängigkeitsverhältnis zu einer Herstellerfirma

Funktionsübersicht der FoX Mailarchiv

  • Integrierter SMTP-Server
  • Support für STARTTLS
  • Support für tcp_wrappers
  • Spezifische Archivierungsregeln
  • Deduplikation von Anhängen
  • Deduplikation von E-Mails
  • Komprimierte Speicherung von E-Mails
  • Blowfish-Verschlüsselung
  • Individuelle Löschregeln
  • Legal Hold: Außerkraftsetzen von Löschregeln während eines Audits
  • Digitale Signatur und Verifikation
  • Einfache Suche
  • Fortgeschrittene Suche
  • Expertensuche
  • Speicherung von Suchkriterien
  • Markieren von E-Mails
  • Anfügen von Notizen zu E-Mails
  • Export und Wiederherstellung von archivierten E-Mails
  • Nutzung per Webbrowser
  • Active Directory/LDAP Authentifizierung
  • Single Sign-On
  • Google OAUTH
  • IMAP Authentifizierung
  • Umfangreiche Protokollierung
  • Suchmöglichkeit in den Audit-Protokollen
  • Statusinformationen
  • Alarme
  • Export in EML
  • Import per PST, EML, Mailbox-Format, SMTP, POP3, IMAP

Flexibilität ist eine Stärke der FoX Mailarchiv

Installation und Bedienung

Das FoX Mailarchiv wird als komplett eigenständige Appliance einfach und transparent in Ihre bestehende Serverstruktur eingebettet. Als vorgeschaltetes SMTP-Relay arbeitet das FoX Mailarchiv mit beliebigen Mailservern zusammen, so dass die Installation auch in vorhandene komplexe Systeme sehr einfach ist. Sie behalten durch diese einfache Integration alle Freiheiten, Ihre Netzwerkstruktur jederzeit umzugestalten oder zu erweitern: Hersteller, Betriebssysteme und Softwareversionen Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur sind für den Einsatz der FoX Mailarchiv nicht entscheidend.

Die Bedienung des FoX Mailarchiv erfolgt über ein intuitives Web-Interface. Es werden unterschiedliche Benutzerrollen mit einstellbaren Rechten für den Zugang zum Archiv-System unterstützt.

Die vielfältigsten Suchfunktionen inkl. einer Volltextsuche erlauben ein sehr komfortables Wiederfinden von archivierten Dokumenten und deren Wiederherstellung durch den Benutzer.

Einmal durchgeführte Suchfunktionen nach Texten oder auch Textphrasen lassen sich für spätere oder auch periodische Suchen konfigurieren und abspeichern. Durch die Verwendung einer schnellen Datenbank in Verbindung mit intelligenten Indexfunktionen wird die Suche nach Texten sehr schnell.

Monitoring und Reporting

Der Administrator hat alle notwendigen Systemparameter im Blick. Kennzahlen wie Festplatten-, Prozessor- und Speichernutzung werden genauso überwacht wie die benötigten Dienste. Die Logging-Informationen können Sie auch auf einen externen Loghost schreiben.

Durch das optional erhältliche Icinga-basierte Monitoring können alle kritischen Dienste sowie Schwellwerte überwacht werden. Bei Störungen oder ungewöhnlichen Zuständen werden Nachrichten bzw. Alarme erzeugt.

Ein ausgelöster Alarm kann anhand vorgegebener Eskalationsdefinitionen auf verschiedenen Wegen (z. B. per E-Mail, Ampel, Ton oder SMS) zeit- und situationsabhängig an den oder die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.

Bei Auftreten bestimmter Ereignisse können Prozesse (sogenannte Event-Handler) gestartet werden, die beliebige Maßnahmen ergreifen können.